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Como organizar e bombar um evento

Comentário(s) 16 junho 2019

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A organização e produção de eventos têm sido alternativa como fonte de renda para impulsionar o faturamento de pequenos empreendedores ou de especialistas do setor. Somente em 2018, 795 mil organizadores utilizaram a plataforma da Eventbrite em 170 países.

O ponto de partida deve definir o objetivo daquele evento ou ação – seja workshop, grande evento musical, palestra ou outros – e qual público se deseja atender. “Há situações em que reunir menos de 15 pessoas em uma sala para networking em uma tarde ou manhã, com um home coffee funciona melhor do que fazer um workshop para 50 pessoas. Tudo depende do que se deseja para esse encontro”, explica a diretora de marketing da Eventbrite América Latina, Beatriz Oliveira. Com isso em mente, pensa-se no perfil e dia a dia desses participantes e qual formato os atenderia melhor quanto a horário, local e tipo de evento – seja uma sala de hotel ou um centro de convenções.

Planejamento do evento
No planejamento operacional de equipamentos, alimentação, bebidas, local, horário e prestadores de serviços, vale lembrar que existe a quebra nas presenças, ou seja, aproximadamente 30% do público costuma faltar a situações em que já estavam confirmados. Ao organizador, é válido usar essa conta (e as variáveis da data e local) a favor no planejamento financeiro e execução.

A experiência do participante no evento
Nos dias que antecedem ao evento, a Eventbrite Brasil sugere colocar-se no lugar do seu consumidor. “Internamente, chamamos esse processo de ‘traveling’: nós pensamos na trajetória do usuário e buscamos meios de melhorar o momento dele, seja colocando o nome do evento em aplicativos de tráfego, com sugestões de caminhos com menos trânsito, ou simplesmente para que ele não tenha que digitar o endereço; ou buscar meios que facilitem seu credenciamento e entrada no local; ou pensar em alternativas de distração no local antes de o main subject iniciar, de fato. É pensar, minuto a minuto, no que possa promover a melhor experiência total ao usuário”, afirma Beatriz. “Com esse pensamento, é possível entender onde estão as oportunidades de fazer pequenas mudanças para agregar e que podem ser a cereja do bolo naquele evento”.

Organize o flow de palestrantes e apresentações
Em eventos corporativos ou situações com microfone, palcos ou mais de uma pessoa que vai falar, vale fazer ensaios com os palestrantes ou representantes, para que tudo seja alinhado – desde quem passa o microfone para quem, quem vai chamar, entradas e saídas, luzes, vídeos e “amarrar” as informações ao longo do evento. “Solicitar aos especialistas que vejam as outras apresentações pode ajudar no conteúdo mais unificado e não repetitivo”, lembra a diretora.

Pense no evento como um todo
Ao fim, a entrega do evento precisa contemplar aquilo que foi vendido e prometido ao participante, evitando frustração e prejuízos à reputação da marca e do evento em si. “O importante, na organização, é pensar no todo e não em cada etapa isoladamente, finalizando com uma comunicação pós-evento de agradecimento, feedbacks e, sequência, quando esse for o objetivo”, conclui Beatriz.

Edição 247

Agosto 2019

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